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上海戏剧学院档案管理条例



第一章      总 则
第一条      为了加强学校对档案工作的领导,进一步规范档案工作,       促进我校档案事业的建设和发展,更好地为学校各项工作服   务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法律、法规精神,结合我校实际,制定本条例。
第二条      本条例所称档案是指学校从事招生、教学、科研、党政管理、基本建设以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条      学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录,是党和国家的宝贵财富,应由学校综合档案室集中统一保管和管理,以确保档案的完整、准确、系统、安全,便于开发利用。
第四条      档案工作是学校重要的基础性工作,也是学校改革发展必不可少的一项重要管理工作,学校应将之纳入学校整体发展规划,健全档案机构,保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。
第五条      本校档案工作受上海市教委主管,同时接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第六条      学校档案工作由校长领导,其主要职责是:
(一)      贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;
(二)      将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;
(三)      建立健全与办学规模相适应的学校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
(四)      研究决定学校档案工作中的重大问题和重要奖惩。
 
第二章      档案工作机构和任务
第七条      学校根据教育部、国家档案局(2008)第27号令精神,设立综合档案室。
第八条      学校综合档案室是学校档案工作的职能部门,也是永久保存和提供档案利用的管理机构。其主要任务是:
(一)      贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,制定   学校档案工作规划;
(二)      拟定学校档案工作规章制度并负责贯彻落实;
(三)      负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料;
(四)      编制检索工具,编辑参考资料,开发档案信息资源;
(五)      负责建立健全学校档案工作网络,组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(六)      开展对学校专(兼)职档案人员的业务培训;
(七)      开展学校档案的开放和利用,利用档案进行宣传教育活动,发挥档案的文化教育功能;
(八)      参加国内外档案学术研究和交流活动;
(九)      对学校各部门档案工作进行监督、指导和检查;
(十)      完成上级部门和学校领导交办的其他任务。
第九条      学校各院、系、部、处、中心等部门,应明确一负责人分管本部门档案工作,并确定一名兼职档案员,其工作职责纳入年度考核。
第十条      各部门档案工作分管负责人,应对所属部门的兼职档案员的工作进行检查和考核,确保本部门档案资料的完整,并按立卷要求和规定时间送交学校档案室。
第十一条 部门兼职档案员的任务:
(一)      遵纪守法,忠于职守,为本部门档案的完整与安全,努力学习档案专业知识,积极参加岗位培训,不断提高档案管理技能和业务水平;
(二)      按照校档案室的有关规定做好部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作;
(三)      按时送校档案室归档。
 
第三章   档案管理
第十二条  学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定
期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责
任意识,提高学校档案管理水平。
  第十三条 学校对纸质档案材料和电子档案材料(包括纸质、电子、照(胶)片、录象(录音)带等各种载体形式)应同步归档。文件材料的归档范围根据《高等学校档案管理办法》第十七条精神,按照《上海戏剧学院档案归档范围和保管期限》执行。
第十四条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
第十五条 学校各部门分管档案工作的负责人应重视档案工作,确保所属各项重要活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十六条 各部门应归档的文件材料,有专兼职档案人员按照归档要求及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,由本部门分管档案工作的负责人检查合格,按规格装订后向学校档案室移交。学校档案室负责立卷业务指导及检查验收。
第十七条 各部门立卷归档必须分工明确,协同合作。全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按各职能部门分工,负责相应门类档案立卷归档。归档材料涉及多个部门的,由一个主要职能部门归口,其他部门应向该部门集中。
第十八条 档案材料归档时间为:
(一)党政类和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月底前归档;
(二)教学类和能按教学年度归档的文件材料应在次年一月底前归档;
(三)科研、基建项目和专题性、成套性材料,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
第十九条   交接档案必须履行手续,纸质档案移交需填写移交清单,一式两份,交接双方必须签名盖章。电子档案移交则由档案部门专门开辟网上部门移交表格,已移交进档案室的档案目录将在网上部门移交表格中体现,并向移交部门开放供随时查询。
第二十条 校档案室应对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 校档案室应按国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准的,不得销毁任何档案。 
第二十二条 档案室要建立和健全库房管理的规章制度,要有防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、防虫、防鼠等设施,确保档案的安全。
第二十三条 档案室应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
第二十四条 学校及有关部门与其他单位分工协作完成的项目,学校档案室应当至少保存一整套档案。
第二十五条 学校任何个人在其从事教学、科研、党政管理等职务中所形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向校档案室移交归档,任何个人不得占为己有。
第二十六条 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案室捐赠档案的,学校予以奖励。
第二十七条 档案室对所存档案和资料的保管情况,每年要进行一次检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应立即向校长报告,及时处理。
第二十八条 学校应加强档案信息系统的基础建设,积极推行部门档案计算机管理,按照档案室规定的机读文件目录格式建立档案数据库,
第二十九条 学校档案室应当认真执行档案统计年报制度,并按照上级有关规定保送档案工作基本情况统计报表。
 
第四章    档案的利用、条件保障和奖惩
第三十条      档案室人员应熟悉馆藏,主动提供利用,做好领导和部门的助手。要发挥档案的信息功能,为学校和社会服务。
第三十一条 对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放。
第三十二条 凡利用馆藏档案,均应按规定办理利用手续。对用于个人或者商业目的的,按国家有关规定合理收取费用。
第三十三条 馆藏重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应报校长批准。
第三十四条 学校有关部门确因工作需要借用档案,应当办理书面手续并经档案部门负责人批准。但建国前档案及未解密档案,一律不得外借。
对借出档案,档案室要及时催还,并检查归还档案的完好情况,若发现损坏或丢失,应书面报告校长,按有关规定予以处理。
第三十五条 对个人移交由档案室代管或个人捐赠给学校的档案,档案室给予无偿和优先提供。
第三十六条 加强档案编研工作,根据学校和社会需要,参与校内外编史修志任务,积极为教学、科研和领导决策提供有价值的参考资料。
第三十七条 学校应当按照《高等学校档案管理办法》第五章的有关规定,在经费、设施、库房等方面,提供保障。
第三十八条 学校应当根据《高等学校档案管理办法》第五章的有关规定,对在档案工作中做出贡献的部门或个人,给予表彰或奖励;对在档案工作中违反规定造成档案损毁等问题的责任人员,给予相应的处理。
 
第五章      
第三十九条 本条例由学校档案室负责解释。
第四十条   本条例自发布之日起实行。
 
上 海 戏 剧 学 院
二○一○年 十二月二 日