一、职 责
1、各部门确定一名负责人分管本部门档案管理工作；设立兼职档案员至少1人，负责本部门职能工作中形成的档案材料与教师个人业务档案的收集、整理、保管、利用。档案除文字外应包括照片、录音、录像、光盘、图纸等各种载体。
2、按规定的归档时间，将本部门档案移交校档案室。移交的档案材料要登记造册（移交清册），一式两份，一份留校档案室，一份由本部门保存。移交清册须由部门档案员与校档案室双方签字。
3、部门档案员接受校档案室的业务监督与业务指导。
二、归档内容：
详见《上海戏剧学院档案归档范围及保管期限表》
三、归档要求：
1、各部门归档材料应是原始材料与第一手材料。如确有特殊原因，经院领导批准，也可归复制件。
2、归档材料要求完整、齐全、系统成套，注明形成时间与作者。
3、凡归档材料，应认真整理，注意完好无损，禁用大头针、回形针等铁制品；一律使用A4纸，并用钢笔（最好用碳素墨水）书写（不能用圆珠笔、铅笔，否则退回重写）；书写时左边至少留2公分装订线，以便案卷装订。
四、归档时间
1、党政部门每年6月向档案室移交前一年度的档案，财务处每年4月移交前二年度的档案，基建部门于基建结束后移交全部档案。
2、教学部门每年10月向档案室移交前一学年的档案，学生档案于学生毕业后移交。
3、艺术档案每学期移交一次。
五、奖 惩
1、各部门移交档案情况，纳入年度工作考核，并将结果上报校部。
2、对在档案工作中做出贡献的部门和个人，由学校给予表彰或奖励。
3、对于玩忽职守造成档案损失的，依照国家《档案法》，对相关责任人按情节轻重予以处分。