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上海戏剧学院院长办公室工作职责

上海戏剧学院院长办公室工作职责

 

 

        ——参与政务、管好事务、搞好服务
        院长办公室是学院的综合协调部门和行政办事服务机构,应面向全院师生完成如下工作:
        1、负责学院行政工作规划、计划、总结、报告、请示等重要文件和文稿的起草;
        2、根据院领导工作思路,就学院重大举措和群众普遍关心的问题进行调研,及时准确地反映情况并提出合理化建议,为领导决策提供参考;
        3、负责组织和协调全院性会议、活动;
        4、负责协调各部门间的综合性工作;
        5、协助学院年鉴的编撰工作;
        6、负责各项行政工作的落实和督办;
        7、负责学院的对外联络工作
        8、负责学院行政信访工作及相关落实和督办;
        9、负责学院公文收发、批转与督办;
       10、负责学院印章、介绍信的管理;
       11、 档案管理工作;
       12、做好领导交办的其他工作。

党政办公室主任

  1、主持党政办公室的全面工作,负责抓好办公室队伍建设和有关规章制度的制定、完善;
  2、根据院领导工作思路,负责重要工作的组织,做好院领导助手;
  3、与党政各部门协调配合共同办理党政的综合性工作及全院性重大活动;
  4、负责对上级要求办理的工作和学院党政决议贯彻执行情况以及学院中心工作、重点工作的督办与查办;
  5、负责机要文件的阅处工作;
        6、负责各项行政工作的落实和督办;
  7、负责重要行政文稿的起草和行政来文,来函的批转;
  8、负责组织和协调全院性会议、活动;
  9、围绕党政工作和中心工作开展调研,了解情况,掌握信息,为领导决策服务;
  10、负责机要文件的拟办和院内行文的复审工作;
  11、负责学院公文批转与督办;
  12、组织和领导办公室人员履行党政办公室的职责,加强自身建设,努力学习,规范管理,提高服务质量和水平;
  13、协助学院年鉴的编撰工作;
  14、完成党政领导交办的其它工作任务。
 

党政办公室副主任

  1、协助主任做好党政办公室日常管理工作,侧重分管文秘、信息和接待工作;
  2、负责院内党务公文的处理和党委、党政办公室文件的起草、核稿工作;
  3、负责行政公文、大事记等文稿的审核;
  4、负责学院党政信访工作及相关落实和督办;负责做好信访工作;
  5、负责院内信息的收集、整理和上报工作,负责纪要、专报、简报工作的编写、复审工作;
  6、负责安排党委召开的各种会议的日程和议题,并组织检查党委各种会议及有关活动的准备工作。
  7、协助主任对党政的决议和领导重要指示的督察督办工作;
  8、按照分工要求,做好院务公开工作;
  9、安排好党政领导的调研和外出等工作。
  10、负责党委印信管理和党委办公室的档案工作;
        11、负责学院的对外联络工作;
  12、做好上级有关部门和兄弟院校党委领导的接待工作;
  13、完成党政领导及主任交办的其它工作任务。

院办副主任

        1、协助主任做好办公室的日常工作;(侧重分管莲花路校区办公室工作)
        2、负责莲花路校区内各院及部门间的协调;
        3、负责莲花路校区督查督办工作;
        4、负责院领导在莲花路校区办公时的服务及会议记录、会议通知、会议纪要、简报撰写等工作;
        5、负责档案工作;
        6、校区重大及外事活动的信息收集工作;
        7、协助主任做好校区周边社区的精神文明共建活动;
        8、完成领导交办的其它任务。

行政秘书
  1、负责学院重大活动和全校性活动的协调,安排:
        2、负责院部来宾的接待和全院性重要活动的会务工作;
        3、负责院领导的出行安排,安排好院部的公务用车;
  4、负责办公经费、设备的管理,办公用品的购置,保管和发放,报刊杂志的收发管理等;
  5、负责党政办公室固定资产和家具管理;
  6、负责行政公文、院内各单位的请示和报告的登记、收发、流转、催办及归档工作;
        7、负责学校公章、院长印章及法人代码证的管理及使用;
        8、负责学院介绍信的开具、管理工作;
        9、办公室档案归档工作;
        10、负责学院综合统计和上级部门布置的有关专项统计、普查工作;
        11、协助重要行政事务的督查、督办;
  12、负责与上级机关的联络工作;
  13、完成领导交办的其他工作。

行政秘书

  1、负责院长办公会、院务工作会等重要会议记录和会议纪要,简报的起草工作;(侧重党政会议纪要、行政简报)
  2、负责校院长办公会、院务工作会等重要会议议题的征集、资料汇总等会务工作;
        3、负责学院行政工作计划、总结、规划、报告、决议、领导讲话、对外电文、函件等的起草;
        4、负责学院大型活动校内外领导同志讲话稿的起草工作;
  5、协助机关支部工作
  6、完成领导交办的其它工作。

业务秘书
       1、负责全院的机要文件及上级下发文件的管理,内部文件和资料的收发、送阅、借阅、管理和立卷归档、清理、销毁等工作;
       2、负责机要文件的督办,保证上级文件布置的工作任务的落实和完成;
       3、督促做好莲花路校区、虹桥路校区机要文件和重要内部刊物的处理、管理和落实工作;
       4、负责院部每周会议安排和行政校领导工作日程的协调管理;
       5、负责办公室事务的咨询、重要来电的记录及转办、传真管理;
       6、负责院部会议室和布告栏的管理;
       7、负责各类会议、活动的通知,
       8、负责各行政处室、学院日常行政事务的沟通和管理;
       9、负责领导巡课、听课、调研的记录
       10、完成领导交办的其他工作。

 档案管理
  1、协助部门建立预立卷;
  2、收集、整理、装订案卷;
  3、提供档案利用;
  4、保持库房整洁,定期打扫通风;
  5、协助学院年鉴的编撰工作。

档案管理
        1、协助莲花路校区各部门建立预立卷;
        2、收集、整理、装订案卷;
        3、提供档案利用;
        4、保持库房整洁,定期打扫通风;
        5、负责莲花路校区有关会议的记录及文字整理(包括简报、纪要等);
        6、莲花路校区教学等各项统计工作。

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