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会 议 管 理 制 度

    一、学院召开的各种会议,由院长办公室根据会议内容、范围做好各项工作。会前要按照院领导的意图做好准备,包括收集和确定议题、编排会议议程、确定参加会议人员、印发会议通知及校印装订会议文件、材料等工作;大型或重要会议还要编排好座位,通知有关部门准备扩音、录音、录像、茶水等。会议开始,要做好签到、统计到会单位和人数、会议记录等工作。会后要做好整理记录、草拟、印发简报或会议纪要和催办等工作。
  二、学院各部门召开的需要院领导参加的会议,应提前通知院长办公室,由院长办公室综合各方情况作好安排。院长办公室也应根据工作需要向院领导建议召开有关会议。
  三、学院重要活动安排(周历)是我院在一周内全院性的或比较重大的、需要晓喻全院的会议安排,以及院领导重要活动的通知。
  (一)、每周会议和院领导重要活动安排的工作程序
  1、收集会议和院领导重要活动信息,每周三开始向各位领导征询下周会议及重要活动安排,各部门安排重大会议要在每周五下午之前交院办登记,并写清会议时间、地点、主持人、内容、参加会议的人员。
  2、发出周历前交办公室领导审定,会议室及参加人员等方面不能有互相冲突,遇到问题须及时协调。
  3、会议安排必须每周五下班之前确保无误后,在校园网上发出。会议安排必须格式统一,版面美观。
  (二)、有关说明
  1、每周会议及院领导重大活动安排由院办秘书收集。
  2、在与学院每周会议安排不冲突的前提下,各部门如果需要使用会议室,院办负责协调。
  四、学院召开会议时院长办公室工作人员要提前到达会场,检查各项工作的准备情况;全校性大会要提前与有关部门商定会场,并搞好会场布置,保证会议准时、顺利进行。
  五、会议记录要力求准确、完整,不清楚或有遗漏的地方应及时核对,并按规定整理归档。院长办公室要及时通知会议缺席人员阅看会议记录和有关决议,并注意做好会议内容的保密工作。
  六、院长办公室要根据会议的决定起草有关文件,并负责督促检查会议决议的贯彻执行。

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