一、学院召开的各种会议，由院长办公室根据会议内容、范围做好各项工作。会前要按照院领导的意图做好准备，包括收集和确定议题、编排会议议程、确定参加会议人员、印发会议通知及校印装订会议文件、材料等工作；大型或重要会议还要编排好座位，通知有关部门准备扩音、录音、录像、茶水等。会议开始，要做好签到、统计到会单位和人数、会议记录等工作。会后要做好整理记录、草拟、印发简报或会议纪要和催办等工作。
　　二、学院各部门召开的需要院领导参加的会议，应提前通知院长办公室，由院长办公室综合各方情况作好安排。院长办公室也应根据工作需要向院领导建议召开有关会议。
　　三、学院重要活动安排（周历）是我院在一周内全院性的或比较重大的、需要晓喻全院的会议安排，以及院领导重要活动的通知。
　　（一）、每周会议和院领导重要活动安排的工作程序
　　1、收集会议和院领导重要活动信息，每周三开始向各位领导征询下周会议及重要活动安排，各部门安排重大会议要在每周五下午之前交院办登记，并写清会议时间、地点、主持人、内容、参加会议的人员。
　　2、发出周历前交办公室领导审定，会议室及参加人员等方面不能有互相冲突，遇到问题须及时协调。
　　3、会议安排必须每周五下班之前确保无误后，在校园网上发出。会议安排必须格式统一，版面美观。
　　（二）、有关说明
　　1、每周会议及院领导重大活动安排由院办秘书收集。
　　2、在与学院每周会议安排不冲突的前提下，各部门如果需要使用会议室，院办负责协调。
　　四、学院召开会议时院长办公室工作人员要提前到达会场，检查各项工作的准备情况；全校性大会要提前与有关部门商定会场，并搞好会场布置，保证会议准时、顺利进行。
　　五、会议记录要力求准确、完整，不清楚或有遗漏的地方应及时核对，并按规定整理归档。院长办公室要及时通知会议缺席人员阅看会议记录和有关决议，并注意做好会议内容的保密工作。
　　六、院长办公室要根据会议的决定起草有关文件，并负责督促检查会议决议的贯彻执行。