一、凡上级组织需要学院贯彻执行的政策、指示、决定及上级领导机关和领导同志批办的事项，院领导批办的事项等，都应列入查办范围。
二、对需要查办的问题要提出拟办意见，报请有关领导批示；对领导批示后转来的查办件，应及时处理（转办、协办、自办）。
三、查办应填写《查办事项登记簿》。登记时应写明承办日期和主要内容（含领导批示），并按次序编号；在办理过程中，还要将拟办时确定的主办单位、承办人、办结时限、有关重要情况等，简要地填在登记簿上。
四、根据查办事项的具体内容确定查办方式。对短时间内应查清的紧急事项或不宜转给有关单位查处的事项，应由院长办公室自行办理，或由院长办公室牵头，组织有关部门共同办理。除自办和牵头协办的事项外，都应及时转办。在转办时应写明查办内容，办结时限，并附有关材料，注意不能把查办的材料转给被查单位和个人处理。
五、查办材料转出后，要及时催办。一般在材料转出二至三天，就要询问承办单位是否收到和考虑如何处理，以后每隔几天催办一次，紧急事项随时催办。催办过程中的重要情况，应及时向领导汇报。如遇久催不办的，要提出处理意见，采取相应措施解决。以求做到件件有人办，事事有回音。
六、对承办单位和部门报来的办结报告，要认真细致地进行审理，着重审核事实是否清楚，材料是否可靠，定性是否准确，处理是否恰当，手续是否完备等。如发现错误、遗漏等问题，要及时询问承办单位，必要时还要提出补办要求。经过审理认为可以结案的，再报送领导审定。
七、上级领导机关和领导同志批办的事项，办结后院长办公室要写出专题报告；院领导同志交办的事项，也要作办结汇报，提出审查意见，报请有关领导审查结案。
八、查办事项办理过程中形成的各种文字材料要注意收集整理，办完一件整理一件，保持材料的完整性。年终时要把有关材料交学院档案室存档。