上海戏剧学院档案管理条例
第一章 总 则
第一条 为了加强学校对档案工作的领导，进一步规范档案工作， 促进我校档案事业的建设和发展，更好地为学校各项工作服 务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法律、法规精神，结合我校实际，制定本条例。
第二条 本条例所称档案是指学校从事招生、教学、科研、党政管理、基本建设以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富，应由学校综合档案室集中统一保管和管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是学校改革发展必不可少的一项重要管理工作，学校应将之纳入学校整体发展规划，健全档案机构，保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。
第五条 本校档案工作受上海市教委主管，同时接受上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第六条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
（一） 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二） 将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三） 建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四） 研究决定学校档案工作中的重大问题和重要奖惩。
第二章 档案工作机构和任务
第七条 学校根据教育部、国家档案局（2008）第27号令精神，设立综合档案室。
第八条 学校综合档案室是学校档案工作的职能部门，也是永久保存和提供档案利用的管理机构。其主要任务是：
（一） 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定 学校档案工作规划；
（二） 拟定学校档案工作规章制度并负责贯彻落实；
（三） 负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；
（四） 编制检索工具，编辑参考资料，开发档案信息资源；
（五） 负责建立健全学校档案工作网络，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六） 开展对学校专（兼）职档案人员的业务培训；
（七） 开展学校档案的开放和利用，利用档案进行宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；
（八） 参加国内外档案学术研究和交流活动；
（九） 对学校各部门档案工作进行监督、指导和检查；
（十） 完成上级部门和学校领导交办的其他任务。
第九条 学校各院、系、部、处、中心等部门，应明确一负责人分管本部门档案工作，并确定一名兼职档案员，其工作职责纳入年度考核。
第十条 各部门档案工作分管负责人，应对所属部门的兼职档案员的工作进行检查和考核，确保本部门档案资料的完整，并按立卷要求和规定时间送交学校档案室。
第十一条 部门兼职档案员的任务：
（一） 遵纪守法，忠于职守，为本部门档案的完整与安全，努力学习档案专业知识，积极参加岗位培训，不断提高档案管理技能和业务水平；
（二） 按照校档案室的有关规定做好部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作；
（三） 按时送校档案室归档。
第三章 档案管理
第十二条 学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定
期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责
任意识，提高学校档案管理水平。
第十三条 学校对纸质档案材料和电子档案材料（包括纸质、电子、照（胶）片、录象（录音）带等各种载体形式）应同步归档。文件材料的归档范围根据《高等学校档案管理办法》第十七条精神，按照《上海戏剧学院档案归档范围和保管期限》执行。
第十四条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
第十五条 学校各部门分管档案工作的负责人应重视档案工作，确保所属各项重要活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十六条 各部门应归档的文件材料，有专兼职档案人员按照归档要求及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，由本部门分管档案工作的负责人检查合格，按规格装订后向学校档案室移交。学校档案室负责立卷业务指导及检查验收。
第十七条 各部门立卷归档必须分工明确，协同合作。全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按各职能部门分工，负责相应门类档案立卷归档。归档材料涉及多个部门的，由一个主要职能部门归口，其他部门应向该部门集中。
第十八条 档案材料归档时间为：
（一）党政类和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月底前归档；
（二）教学类和能按教学年度归档的文件材料应在次年一月底前归档；
（三）科研、基建项目和专题性、成套性材料，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
第十九条 交接档案必须履行手续，纸质档案移交需填写移交清单，一式两份，交接双方必须签名盖章。电子档案移交则由档案部门专门开辟网上部门移交表格，已移交进档案室的档案目录将在网上部门移交表格中体现，并向移交部门开放供随时查询。
第二十条 校档案室应对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 校档案室应按国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准的，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案室要建立和健全库房管理的规章制度，要有防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。
第二十三条 档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 学校及有关部门与其他单位分工协作完成的项目，学校档案室应当至少保存一整套档案。
第二十五条 学校任何个人在其从事教学、科研、党政管理等职务中所形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向校档案室移交归档，任何个人不得占为己有。
第二十六条 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案室捐赠档案的，学校予以奖励。
第二十七条 档案室对所存档案和资料的保管情况，每年要进行一次检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应立即向校长报告，及时处理。
第二十八条 学校应加强档案信息系统的基础建设，积极推行部门档案计算机管理，按照档案室规定的机读文件目录格式建立档案数据库，
第二十九条 学校档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照上级有关规定保送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用、条件保障和奖惩
第三十条 档案室人员应熟悉馆藏，主动提供利用，做好领导和部门的助手。要发挥档案的信息功能，为学校和社会服务。
第三十一条 对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。
第三十二条 凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续。对用于个人或者商业目的的，按国家有关规定合理收取费用。
第三十三条 馆藏重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应报校长批准。
第三十四条 学校有关部门确因工作需要借用档案，应当办理书面手续并经档案部门负责人批准。但建国前档案及未解密档案，一律不得外借。
对借出档案，档案室要及时催还，并检查归还档案的完好情况，若发现损坏或丢失，应书面报告校长，按有关规定予以处理。
第三十五条 对个人移交由档案室代管或个人捐赠给学校的档案，档案室给予无偿和优先提供。
第三十六条 加强档案编研工作，根据学校和社会需要，参与校内外编史修志任务，积极为教学、科研和领导决策提供有价值的参考资料。
第三十七条 学校应当按照《高等学校档案管理办法》第五章的有关规定，在经费、设施、库房等方面，提供保障。
第三十八条 学校应当根据《高等学校档案管理办法》第五章的有关规定，对在档案工作中做出贡献的部门或个人，给予表彰或奖励；对在档案工作中违反规定造成档案损毁等问题的责任人员，给予相应的处理。
第五章 附 则
第三十九条 本条例由学校档案室负责解释。
第四十条 本条例自发布之日起实行。
上 海 戏 剧 学 院
二○一○年 十二月二 日
