学校文件材料预立卷工作是档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要保障。规范学校文件材料预立卷工作，对学校立卷部门做好归档工作，提高立卷质量，方便平时的查找利用都具有重要作用。
　　1、文件材料预立卷工作是指各部门兼职档案员平时按照已经确立的预立卷类目，将已经处理完毕的文件随时按类目上的有关条款归入相应卷夹。
　　2、文件材料预立卷类目的设立：各归档部门的兼职档案员根据本部门工作的职能和当年工作的重点编制预立卷类目。预立卷类目应根据每年工作重心的变化进行调整。每年年终或次年年初兼职档案员根据以往经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行相应的调整和修改，确定这一年度的预立卷类目。
　　3、文件材料预立卷类目结构设置：预立卷类目由类别和条款组成。类别即文件材料的类属名称。我校类别按组织机构命名，如党委办公室、院长办公室、人事处等。条款即预立卷类目的条款，它由作者、内容、文种三部分组成。如：上海戏剧学院关于召开大学生运动会的通知。
　　4、文件材料预立卷工作的方法
　　（1）准备工作
　　兼职档案员应在年初或上一年末，根据类目所列的各个条款，为每一条款准备一个卷夹。卷夹的卷脊上写上条款号和条款名称。然后将卷夹按条款号排列，以备平时随时归卷和查找。
　　（2）文件的收集
　　兼职档案员平时应积极主动地催促承办人清退办理完毕的文件。对外发文应在文件发出时，同时将底稿和文件归档。收文可以结合催办工作，及时清退归卷。此外应加强收集观念，对内部使用的文件、会议文件、外出开会带回的文件等，及时进行登记和收集，避免归档文件不全。对文件的流转应建立简便易行的登记手续，明确文件去向。
　　（3）归卷工作
　　文件归卷之前应注意检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明等，遇有不清之处应及时询问承办人，然后将文件按所属条款归入卷夹。经过借阅归还的文件应及时归卷。对于不归档的文件可以另备卷夹单独存放。