一、实体分类方案的体系结构
　　为了适应学校档案工作的发展和现代化管理的需要，实现学校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，充分发挥学校档案的作用，根据国家教育部、国家档案局相关文件精神，结合本校实际情况，将我校档案实体分类确定为十四个一级类目，其名称、标识符号如下：
1、 DQ  党群
2、 XZ   行政
3、 J X  教学
4、 KY   科研
5、 JJ    基建
6、 SB   设备
7、 CB   出版
8、 W S 外事
9、 C K 财会
10、X Y  艺术
11、ZP  照片
12、S X  声像
二、档号的编制
　　档号是存取档案的代号，档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。档号不得重号。档号包括年度号、分类号和案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主题，一般由一、二级类目代号组成。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
　　档号的模式：年度号+分类号+案卷号
　　以党群档案为例：党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号，模式如下：
　　2009DQ11—1～n
　　年度号+党群类档案一级类目代号+党群类档案二级类目代号—1～案卷号