上海戏剧学院电子文件归档管理暂行办法
第一条 为了适应上海戏剧学院信息化建设和自动化网络办公的需要，规范我校电子文件的归档管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令2003年第6号《电子公文归档管理暂行办法》、中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》等有关法规，依据我校实际情况制定本办法。
第二条 本办法所称电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
第三条 电子文件的归档范围、归档鉴定按照学校纸质文件的归档管理办法执行。
第四条 归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性。归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第五条 电子文件的管理和归档工作在校长领导下由档案室负责，各归档部门兼职档案员负责本单位形成的电子文件的收集和向校档案室移交的工作。
第六条 各归档部门应将电子文件的各管理与纸质等其他档案资料的管理同步纳入部门的工作内容，应有严格的管理制度和技术措施，确保电子文件的归档质量。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，并纳入部门兼职档案员的岗位职责。
第七条 校档案室负责对电子文件日常管理的指导、监督、检查和分类保管、开发利用等工作。同时依照相应的工作制度，对电子文件的收集、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理。
第八条 校档案室应配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读和数据管理。全校专兼职档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
第九条 电子文件的归档可采取两种方式进行，一是通过学校oa办公自动化系统和档案管理系统“南大之星”对接进行归档；二是不通过oa系统而形成的电子文件由兼职档案员手动上传至档案管理系统。以上两种方式均需按照国家现行法规，所有电子文件在向校档案室归档的同时必须将对应的一套纸质文件同时归档。
第十条 归档电子文件移交到档案室后，校档案室要及时对其进行备份。
第十一条 校档案室对接收入库的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复措施。
第十二条 保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段和保护设备。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，并注意温度和湿度控制，防止强磁场干扰。
第十三条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。销毁超过保管期限的电子档案时要严格审核，编制销毁清册，经学校有关领导批准后方可销毁。
第十四条 本办法由校档案室负责解释。
第十五条 本办法从发布之日起施行。
